Freelancer SEO, Agencja czy In-house? Co Się Opłaca

Specjalista SEO na etacie kosztuje firmę od 12 000 do 20 000 zł miesięcznie, bo do pensji dochodzą składki, narzędzia i szkolenia. Stała opieka u freelancera zaczyna się od 1 000 zł netto, a przy sklepie internetowym zwykle nie przekracza 7 000 zł. Agencja za porównywalny zakres bierze więcej, bo część budżetu pokrywa jej strukturę, ale daje w zamian zespół. Każdy z tych trzech modeli bywa opłacalny, tylko granice leżą gdzie indziej, niż zakłada większość firm. Wyznacza je skala serwisu, udział ruchu z Google w Twoim przychodzie i to, czy projekt mieści się w czasie pracy jednej osoby.

Ile kosztuje specjalista SEO na etacie

Kiedy firma planuje zatrudnić specjalistę SEO in-house, w rachunku pojawia się zwykle jedna liczba, czyli pensja brutto. To błędny punkt wyjścia, bo wynagrodzenie to tylko część kosztu zatrudnienia. Doświadczony specjalista SEO zarabia w Polsce od 8 000 do 14 000 zł brutto, a osoba z dużym dorobkiem może oczekiwać więcej. Na pensji rachunek się jednak nie kończy, choć właściciele firm często na niej poprzestają, gdy porównują oba modele.

Do pensji brutto dochodzą pozostałe koszty pracodawcy. Składki ZUS po stronie firmy to około 20 procent wynagrodzenia brutto. Przy pensji 10 000 zł brutto koszt zatrudnienia rośnie więc do mniej więcej 12 000 zł miesięcznie, jeszcze bez narzędzi i szkoleń. Ponosisz go bez względu na to, czy dany miesiąc przyniósł efekty SEO, czy specjalista dopiero poznaje nowy projekt.

Kolejna pozycja to narzędzia SEO, bez których specjalista nie wykona pracy. Ahrefs albo Semrush kosztuje od 500 do 1 500 zł miesięcznie. Do tego dochodzi Surfer SEO lub inne narzędzie do optymalizacji treści, monitoring pozycji, crawler techniczny i często dostęp do baz danych.

Cały pakiet narzędzi dla jednego specjalisty to od 1 000 do 2 500 zł miesięcznie. Freelancer ma ten koszt wliczony w stawkę. Płaci za narzędzia raz i rozkłada ten wydatek na wszystkich klientów.

Najczęściej niedoszacowane są koszty wdrożenia pracownika i szkoleń. Nowy specjalista in-house potrzebuje od dwóch do trzech miesięcy, zanim w pełni wejdzie w projekt, czyli pozna produkt, branżę, historię domeny i zaległości techniczne. Przez ten czas płacisz pełną pensję za pracę, która nie idzie jeszcze pełnym tempem. SEO szybko się zmienia, więc do rachunku dochodzi budżet na konferencje, kursy i certyfikaty, żeby wiedza specjalisty nie zestarzała się po roku.

Etat to koszt stały, który ponosisz w całości bez względu na to, ile jest pracy. Freelancer SEO to koszt zmienny, dopasowany do zakresu zadań. Jeśli Twoja firma nie ma codziennie pełnego etatu zadań SEO, ta różnica przesądza o opłacalności całej inwestycji. Stawki dla różnych rodzajów stron rozpisałem w tekście o tym, ile kosztuje freelancer SEO.

Paweł Więcko · Freelancer SEO

Nie wiesz, czy opłaca Ci się etat czy freelancer?

Na konsultacji policzymy pełny koszt obu modeli przy Twojej skali i sprawdzimy, który układ bardziej się opłaca.

Umów konsultację SEO

Freelancer SEO czy agencja SEO

Przy agencji rachunek wygląda inaczej niż przy etacie. Płacisz za pracę zespołu i za strukturę firmy, bo w opłacie miesięcznej mieszczą się też biuro, dział sprzedaży, opiekunowie klienta i marketing samej agencji. U freelancera ten narzut prawie znika, dlatego przy porównywalnym zakresie freelancer bywa o 20 do 40% tańszy, a za tę samą kwotę dostajesz więcej godzin pracy specjalisty. Porównując oferty, pytaj więc, ile godzin obejmuje stawka i kto je wykona.

Druga różnica to kontakt. U freelancera piszesz wprost do osoby, która pracuje nad stroną. W agencji standardem jest opiekun klienta, czyli dodatkowe ogniwo, przez które wiedza o Twojej firmie dociera do specjalisty z drugiej ręki. Im bardziej nietypowy produkt, tym więcej szczegółów ginie po drodze.

Agencja ma za to przewagę skali i ciągłości. Zespół poprowadzi równolegle kilka wersji językowych, dziesiątki tysięcy podstron, produkcję treści i intensywne zdobywanie linków, a w czasie urlopu zawsze ktoś odbierze telefon. Jeden człowiek ma określoną liczbę godzin w tygodniu, choć doświadczeni freelancerzy dokładają moce przez sprawdzonych podwykonawców i nadal sami odpowiadają za strategię.

O wyniku decyduje jednak konkretna osoba, nie wielkość firmy. W agencji projekt mniejszego klienta często trafia do młodszego specjalisty, a rotacja sprawia, że co jakiś czas przejmuje go ktoś nowy i poznaje historię projektu od początku. U freelancera pracuje z Tobą ten, kogo wybrałeś, i to on odpowiada za efekt własnym nazwiskiem. Tabela zestawia wszystkie trzy modele obok siebie.

Wiedza o jednej firmie czy doświadczenie z wielu branż

Poza kosztem liczy się to, kto da Ci lepsze efekty. Różnica między modelami jest tu subtelna, ale ważna. Specjalista SEO in-house buduje głęboką wiedzę o jednej firmie. Po pół roku zna Twój produkt, klientów, sezonowość, historię domeny i wszystkie techniczne słabości serwisu lepiej niż ktokolwiek z zewnątrz. Ta wiedza daje przewagę w złożonych, długich projektach, w których o trafności decyzji przesądza kontekst biznesowy.

Po drugiej stronie stoi freelancer SEO, który pracuje równolegle z kilkoma firmami z różnych branż. Widzi jednocześnie, co działa w sklepach internetowych, w usługach lokalnych, w B2B i w SaaS. Pojedynczy etat takiej szerokości nie zbuduje.

Gdy Google wprowadza zmianę w algorytmie, freelancer obserwuje jej skutki na kilku serwisach naraz, podczas gdy pracownik widzi tylko jeden. Dzięki temu szybciej rozpoznaje powtarzające się zależności i omija rozwiązania, które zawiodły gdzie indziej. Tę przewagę znam z agencji, w której prowadziłem równolegle projekty z różnych branż.

Przekłada się to na tempo reagowania. Freelancer rzadziej eksperymentuje na żywym organizmie Twojej firmy, bo podobne problemy rozwiązywał już w innych projektach. Pracownik na etacie częściej uczy się na własnych błędach, bo nie ma porównania z innymi rynkami. Mała lub średnia firma nie może sobie pozwolić na kosztowne pomyłki, więc dostęp do sprawdzonych rozwiązań z wielu projektów bywa dla niej cenniejszy niż najgłębsza wiedza o jednej domenie.

Kto lepiej poradzi sobie ze zmienną ilością pracy

Potrzeby SEO rzadko są stałe. Bywają miesiące intensywnej pracy, na przykład przy migracji serwisu, dużym projekcie treściowym albo audycie po spadku pozycji. Bywają też miesiące spokojnej, bieżącej optymalizacji. Koszt etatu nie zmienia się mimo tych wahań. Płacisz tyle samo w szczycie i w zastoju. Gdy zadań jest mało, opłacasz przestój. Gdy jest ich za dużo dla jednej osoby, i tak musisz dołożyć kogoś z zewnątrz.

Freelancer SEO pozwala dopasować współpracę do bieżących potrzeb. W miesiącu z dużym projektem rozszerzasz zakres i budżet, w spokojniejszym wracasz do podstawowego pakietu. Nie planujesz urlopów, nie pilnujesz wykorzystania etatu i nie płacisz za puste godziny. Płacisz za wykonaną pracę zamiast za samą obecność kogoś na liście płac.

Taki układ sprawdza się szczególnie przy projektach o zmiennej intensywności. Chodzi o startupy, które testują rynek, firmy sezonowe i biznesy, które dopiero budują ruch z Google. Zamiast wiązać się etatem na lata, zaczynasz od mniejszego zakresu i rozszerzasz go, gdy firma rośnie. Jak ułożyć taką współpracę od pierwszego tygodnia, opisałem w przewodniku kim jest freelancer SEO.

Freelancer nie jest jedyną alternatywą dla etatu. W grę wchodzi też agencja, która ma inny rozkład kosztów i ryzyk, opisany wyżej. Przed wyborem między etatem a niezależnym specjalistą najczęściej stają jednak firmy, które budują SEO od podstaw.

Bezpłatna konsultacja

Etat, freelancer czy model hybrydowy?

Opisz mi swoją sytuację, a powiem wprost, który z tych układów ma sens w Twoim przypadku.

Bezpłatna konsultacja

Rotacja, urlopy i zależność od jednej osoby

Przy zatrudnieniu na etat najczęściej pomijanym czynnikiem jest ryzyko. Etat uzależnia firmę od jednej osoby, i to dość mocno. Cała wiedza o projekcie, historia decyzji, dostępy do narzędzi i kontakty z zewnętrznymi wykonawcami skupiają się w jednej głowie. Gdy ten specjalista odejdzie, firma zostaje z luką, której nie da się szybko załatać.

Do tego dochodzi rotacja, która w branży SEO jest wysoka. Dobrzy specjaliści są rozchwytywani i często zmieniają pracę po dwóch, trzech latach. Każda taka zmiana oznacza utratę kompetencji, koszt rekrutacji następcy i kolejne miesiące wdrażania nowej osoby. Pojawia się też ryzyko, że projekt stanie w miejscu albo cofnie się w wynikach. Tych kosztów zwykle nie ma w pierwszym rachunku opłacalności etatu.

Liczy się też codzienna dostępność. Specjalista in-house ma urlop, zwolnienia lekarskie i dni wolne. Sam urlop wypoczynkowy to w Polsce 20 albo 26 dni roboczych, czyli od czterech do ponad pięciu tygodni. Przez ten czas i w czasie zwolnień Twój jedyny specjalista SEO jest niedostępny, a praca stoi.

Freelancer zwykle ma zaplecze albo ustalone zasady zastępstw i łatwiej nadrabia zaległości, bo rozlicza się z wykonanych zadań zamiast z obecności w biurze od 9 do 17.

Ryzyko istnieje również po stronie freelancera, który może być chwilowo zajęty albo zakończyć współpracę. Łatwiej je jednak kontrolować umową i dokumentacją. Dobrze poprowadzona współpraca obejmuje przekazywanie wiedzy, regularne raporty i dostępy, które zostają na kontach Twojej firmy. Dzięki temu nawet przy zmianie wykonawcy nie tracisz ciągłości ani kontroli nad własnym SEO. Czym jeszcze różni się ten model pracy, opisałem w tekście o tym, kim jest freelancer SEO.

Kiedy etat się opłaca

Etat ma swoje miejsce i nie zamierzam temu zaprzeczać. Specjalista in-house opłaca się, gdy SEO jest głównym kanałem przychodu firmy. Mowa o dużych sklepach internetowych, portalach, serwisach SaaS i mediach, dla których ruch organiczny jest fundamentem biznesu. Przy takiej zależności pełna kontrola i stała dostępność specjalisty stają się inwestycją w najważniejsze źródło sprzedaży.

Drugi warunek to skala serwisu i stałe, duże obciążenie pracą. Jeśli masz dziesiątki tysięcy podstron, codzienne wdrożenia, ciągłą produkcję treści i bieżące problemy techniczne, pracownik in-house ma pełne ręce roboty każdego dnia. Wtedy koszt etatu rozkłada się na dużą liczbę zadań i staje się opłacalny. Przy takiej skali często trzeba już zatrudnić cały zespół, bo jedna osoba nie wystarczy.

Trzeci czynnik to dojrzałość organizacji i budżet. Firma gotowa na etat SEO ma poukładane procesy, umie zarządzać specjalistą, zapewnia mu wsparcie programistów oraz autorów treści i potrafi go zatrzymać na dłużej. Bez tego nawet najlepszy specjalista będzie działał w próżni, szybko się wypali albo odejdzie. Małe i średnie firmy, które dopiero budują ruch z Google, rzadko spełniają te warunki, dlatego freelancer pozostaje dla nich rozsądniejszym wyborem.

W większości małych i średnich firm freelancer SEO wygrywa z etatem w koszcie, elastyczności, ryzyku i czasie startu, bo zaczyna pracę w ciągu kilku dni, a nowy pracownik wdraża się przez dwa, trzy miesiące. Etat odzyskuje przewagę dopiero tam, gdzie skala i znaczenie SEO dla przychodu uzasadniają stały, pełny koszt. Jeśli nie wiesz, po której stronie tej granicy jest Twoja firma, przejrzyj dostępne usługi SEO i dopasuj zakres do swoich potrzeb.

Pracownik na etacie i freelancer w jednym projekcie

Wiele rosnących firm dochodzi do wniosku, że nie musi wybierać jednego modelu. Model hybrydowy łączy ciągłość etatu z szeroką perspektywą freelancera i często okazuje się najlepszym układem. Pracownik na etacie, niekoniecznie z dużym doświadczeniem, zajmuje się bieżącą pracą. Wdraża zalecenia, rozmawia z programistami, przygotowuje i publikuje treści oraz pilnuje codziennych wskaźników. Dzięki temu ktoś jest na miejscu i zadania nie czekają.

Równolegle freelancer SEO pełni rolę stratega i audytora. Wyznacza kierunek, robi okresowe audyty techniczne, ustala priorytety, sprawdza jakość i przekazuje wiedzę pracownikowi. Firma kupuje wtedy doświadczenie eksperta tylko w takiej ilości, w jakiej go potrzebuje, zamiast płacić za pełny etat. Młodszy specjalista na etacie i doświadczony freelancer to często tańsze i skuteczniejsze połączenie niż jeden drogi ekspert zatrudniony na stałe.

Model hybrydowy zmniejsza też zależność od jednej osoby. Wiedza jest rozłożona między dwie osoby, dokumentacja powstaje przy przekazywaniu zaleceń, a odejście którejkolwiek z nich nie paraliżuje projektu. Taki układ sprawdza się szczególnie w firmach, które wyrosły już z prostego zlecenia dla freelancera, ale nie osiągnęły jeszcze skali, przy której opłaca się cały zespół SEO na etatach.

Tak samo da się połączyć freelancera z agencją. Strategię i nadzór prowadzi wtedy jeden specjalista, a powtarzalne zadania, takie jak produkcja treści na dużą skalę czy zdobywanie linków, wykonuje zespół albo sprawdzeni podwykonawcy. W każdym takim układzie jedna osoba musi odpowiadać za spójność całej strategii, bo inaczej każdy wykonawca pilnuje tylko swojego fragmentu.

Jak podjąć decyzję

Decyzję najlepiej sprowadzić do kilku konkretnych pytań, zamiast kierować się intuicją albo modą na zatrudnianie specjalistów na etat. Pierwsze pytanie dotyczy roli SEO w przychodzie. Jeśli ruch z Google jest fundamentem Twojego biznesu i głównym źródłem klientów, etat albo cały zespół to poważna opcja. Jeśli SEO jest jednym z wielu kanałów, freelancer prawie zawsze wypadnie korzystniej.

Drugie pytanie dotyczy liczby zadań w miesiącu. Wypisz, ile pracy SEO jest do wykonania w typowym miesiącu. Jeśli przez większość roku wypełniłaby pełny etat z naddatkiem, zatrudnienie ma uzasadnienie ekonomiczne. Jeśli nie, zapłacisz za przestój, a freelancer rozliczany za zakres prac wyjdzie taniej.

Trzecie pytanie dotyczy dojrzałości organizacji i tolerancji ryzyka. Sprawdź, czy potrafisz zarządzać specjalistą SEO, zapewnić mu wsparcie i zatrzymać go na dłużej, oraz czy przyjmiesz ryzyko rotacji i kosztu pustego etatu. Jeśli masz wątpliwości, zacznij od freelancera albo modelu hybrydowego. Do etatu przejdź dopiero wtedy, gdy wymagają tego skala i procesy.

Agencję rozważ wtedy, gdy projekt przerasta możliwości jednej osoby. Bardzo duże sklepy, serwisy z dziesiątkami tysięcy podstron, projekty wielojęzyczne i strategie z równoległą produkcją treści to naturalne środowisko zespołu. Agencja bywa też wygodniejsza dla dużych organizacji, które potrzebują sformalizowanych procesów i ciągłości niezależnej od pojedynczych osób. Bez względu na model pytaj, kto konkretnie poprowadzi Twój projekt i jak wygląda raportowanie.

Większości małych i średnich firm radzę tę samą kolejność. Zacznij od doświadczonego freelancera SEO, zbuduj z nim podstawy widoczności w Google i zbieraj dane o tym, ile pracy wymaga Twój serwis. Pierwsze sygnały zobaczysz zwykle po jednym do trzech miesięcy, a wyraźne efekty biznesowe po sześciu do dwunastu. Gdy projekt urośnie, przejdź do modelu hybrydowego, a etat rozważ dopiero przy dużej skali.

Jeśli chcesz przeliczyć swoją sytuację na konkretne kwoty, najszybciej zrobimy to na rozmowie. Zajrzyj do cennika i wybierz formę współpracy, która pasuje do etapu, na którym jest Twoja firma.

Niezależnie od wyboru liczy się efekt zamiast etykiety przy nazwisku. Dobry specjalista na etacie i dobry freelancer osiągną wyniki, jeśli mają jasny cel, dostęp do danych i sensowny zakres prac. Dlatego zanim wybierzesz formę zatrudnienia, ustal, co SEO ma dać Twojej firmie w najbliższym roku i jak będziesz to mierzyć. Od tej odpowiedzi zależy, ile pracy trzeba zlecić i komu.